Miejski Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej

Stanowisko: Sekretarka

Zakres zadań na stanowisku:

1. Prowadzenie sekretariatu.
2. Obsługa korespondencji i dokumentacji przychodzącej do firmy i wychodzącej.
3. Segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie firmy.
4. Obsługa firmowej poczty elektronicznej.
5. Redagowanie pism i sporządzanie niezbędnych dokumentów (umów).
6. Drukowanie, kopiowanie, faksowanie, kompletowanie, wydawanie i archiwizowanie dokumentów.
7. Utrzymywanie w tajemnicy treści dokumentów i danych niejawnych.
8. Koordynowanie obrotu dokumentów i faktur między MDK i CUW.
9. Opisywanie i wprowadzanie faktur i danych do systemu CUW.
10. Prowadzenie rejestrów: zarządzeń i delegacji.
11. Prowadzenie list obecności, wyjść i spóźnień pracowników.
12. Obsługa w zakresie reprezentowania i kontaktów MDK z innymi podmiotami:
    • przyjmowanie interesantów (z zewnątrz i z wewnątrz firmy),
    • odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów,
    • organizacja zebrań, konferencji oraz spotkań służbowych przełożonego,
    • serwowanie poczęstunku dla gości firmy, organizacja cateringu.
13. Wsparcie przełożonego:
    • prowadzenie kalendarza elektronicznego spotkań i zadań przełożonego,
    • aktualizowanie informacji i danych na dysku w chmurze,
    • sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby przełożonego.
14. Pozostałe zadania związane z prowadzeniem biura:
    • zaopatrywanie biura w materiały biurowe,
    • zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze (kawa, herbata, woda mineralna),
    • dbałość o porządek w biurze i gabinecie przełożonego.

Wymagania niezbędne (formalne)

1. Wykształcenie wyższe.
2. Dwuletni doświadczenie zawodowe.
3. Sprawna obsługa urządzeń biurowych.

Wymagania dodatkowe

1. Co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w pracy biurowej.
2. Wiedza z zakresu Kodeksu pracy i podstaw rachunkowości.
3. Dobra organizacja pracy.
4. Znajomość kalendarza elektronicznego i CRM Trello.
5. Dyspozycyjność.

Warunki pracy na stanowisku

1. Miejsce świadczenia pracy: Miejski Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej
2. Forma zatrudnienia: pełen etat, umowa na czas określony (umowa na zastępstwo).
3. Pierwsza umowa o pracę będzie zawarta na czas określony do 3 m-cy.
4. Praca przy komputerze powyżej 6 godzin dziennie.

Wymagane dokumenty

1. Życiorys z opisem dotychczasowej działalności zawodowej (Curriculum Vitae).
2. List motywacyjny.

Oferty należy składać w siedzibie Miejskiego Domu Kultury, ul. 3 Maja 50, 07-300 Ostrów Mazowiecka w sekretariacie do dnia 12 kwietnia 2021 r. z dopiskiem na kopercie: „Nabór na stanowisko Sekretarki” wraz z podaniem imienia i nazwiska lub na adres e-mail: martamolska@mdkostrowmaz.pl.

W przypadku przesłania oferty pocztą liczy się data wpływu oferty do MDK.

Z osobami, które spełnią wymagania formalne może być przeprowadzona rozmowa bezpośrednia, wideokonferencja lub telefoniczna.